Rhino-Rack Politique De Confidentialité

RHINO RACK AUSTRALIA PTY LTD (ABN 63 122 680 639)

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Adoptée : 13/10/2015

Mise à jour : 13/10/2015

Publiée sur notre site Web au http://www.rhinorack.ca/fr-ca/privacy-policy.

Introduction

Rhino-Rack comprend que la confidentialité est importante pour les individus. Le présent document décrit la politique générale de Rhino Rack Pty Ltd (« Nous », « Rhino-Rack ») en matière de confidentialité et de traitement des renseignements personnels.

À quelles informations cette politique s’applique-t-elle?

Cette politique concerne la façon dont nous obtenons et utilisons les renseignements personnels :

  • « Renseignements personnels » désigne les renseignements que nous enregistrons et conservons à propos d’un individu, qui permettent ou pourraient permettre de l’identifier, ainsi que les informations conservées avec des renseignements identificatoires. Ces renseignements incluent les noms, adresses, numéros de téléphone, adresses électroniques et autres coordonnées, ainsi que toute opinion ou photographie – en somme, tout ce qui pourrait permettre d’identifier un individu. Ils incluent également d’autres renseignements sur la personne qui, sans être eux-mêmes identificatoires, sont conservés avec des renseignements identificatoires.
  • « Information sensible » désigne un type particulier de renseignements personnels, pour la collecte et l’utilisation desquels la loi prévoit des règles particulières. Les informations sensibles sont des informations concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, l’appartenance à une association politique, les convictions philosophiques, les croyances ou affiliations religieuses, l’appartenance à une association professionnelle ou un syndicat, les préférences ou pratiques sexuelles, les antécédents criminels ou les informations médicales d’un individu.

 

Les informations médicales comprennent les renseignements personnels sur l’état de santé ou le handicap d’une personne, la prestation de services de santé à une personne et les renseignements recueillis dans le but de fournir un service de santé à cette personne. Elles comprennent également certaines informations génétiques.

Cette politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, enregistrons et conservons. Elle s’appliquera aux renseignements personnels en notre possession, que nous les demandions à l’individu (ou à quelqu’un d’autre) ou qu’ils nous soient offerts ou fournis volontairement.

À quelles personnes cette politique s’applique-t-elle?

Cette politique s’applique à tous les individus à propos desquels nous recueillons et enregistrons des renseignements personnels, à l’exception de nos employés (puisque la loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux renseignements sur les employés). Cela comprend nos distributeurs, nos clients, nos partenaires d’affaires et les fournisseurs de biens et de services auxquels nous avons recours.

Responsabilité

Il incombe à tout le personnel de Rhino-Rack de se conformer aux lois sur la confidentialité et à cette politique.

Une copie de cette politique sera mise à la disposition de tout le personnel actuel et des nouveaux employés en cours d’intégration. Une formation régulière sera fournie.

En outre, lorsque cela sera commercialement et juridiquement possible, nous exigerons contractuellement de nos entrepreneurs externes qu’ils se conforment à cette politique.

La violation de cette politique peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

Quel genre d’information recevons-nous?

Afin de mener à bien nos activités, nous obtiendrons des informations qui nous permettront d’identifier et de contacter les personnes avec lesquelles nous traitons, de conserver des registres appropriés et de distinguer les individus les uns des autres. Les informations que nous recueillons et conservons sont des informations qui sont raisonnablement nécessaires pour nous permettre d’effectuer notre travail. Cela implique généralement la collecte de coordonnées telles que :

  • Nom
  • Titre professionnel
  • Adresse municipale (commerciale ou résidentielle)
  • Adresse électronique
  • Numéros de téléphone (ligne fixe et numéros mobiles)
  • Numéros de télécopieur

À l’exception de l’appartenance à une association professionnelle, nous ne recueillons habituellement pas de renseignements personnels sensibles (voir la définition d’« informations sensibles » ci-dessus).

Nous n’utiliserons pas d’identifiants gouvernementaux pour identifier les individus, sauf dans les cas où les Australian Privacy Principles (principes australiens de confidentialité) le permettent.

Comment nous obtenons et conservons les renseignements personnels

Nous pouvons recueillir des renseignements lors de rencontres en personne avec vous, par courrier, par téléphone, par télécopieur, par courriel ou par toute autre forme de communication électronique.

Si vous enregistrez votre achat d’un produit Rhino-Rack à des fins de garantie, nous obtiendrons vos renseignements par le biais de la procédure en ligne fournie dans notre site Web.

Nous pouvons conserver les renseignements personnels que nous recueillons et conservons sur papier ou au format électronique dans notre base de données. Les renseignements seront conservés et sauvegardés, et certains d’entre eux pourront être stockés dans le « nuage informatique ».

Buts de la collecte, de la conservation et de l’utilisation des renseignements personnels

Le principal objectif de notre collecte de renseignements personnels est de faciliter notre travail en tant que fournisseur de supports de toit et d’accessoires de haute qualité, de même que la gestion de nos relations d’affaires avec nos distributeurs, clients et fournisseurs.

Nous conserverons et utiliserons les renseignements que nous obtiendrons auprès de nos clients afin de communiquer, de remplir nos obligations contractuelles et de garantie et de fournir des informations au sujet de nos produits. Nous utiliserons également les renseignements à des fins commerciales de gestion de nos finances, pour le paiement et la collecte des comptes.

Nous pouvons également utiliser les renseignements personnels d’un individu pour lui faire part des nouvelles et avancées technologiques et lui transmettre des informations connexes.

Dans tous les cas où les renseignements personnels se rapportent à une transaction commerciale, nous pouvons également conserver ces renseignements à des fins juridiques (par exemple, comme preuve des informations ou des conseils que nous avons fournis) ou fiscales.

Divulgation de vos renseignements personnels

Nous divulguerons vos renseignements personnels à des personnes et des organisations extérieures à Rhino-Rack si nos transactions avec vous exigent raisonnablement que nous le fassions et que vous vous attendez raisonnablement à ce que nous le fassions.

Si vous avez demandé des renseignements sur nos produits, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à un distributeur afin qu’il nous aide à fournir des renseignements sur la disponibilité et l’adéquation de nos produits pour vos activités.

Divulgation à des destinataires étrangers

Habituellement, nous ne divulguons pas vos renseignements personnels à des destinataires étrangers à moins que vous ne soyez un client étranger.

Externalisation de certaines fonctions et activités

Rhino-Rack peut faire appel à des entrepreneurs externes pour :

  • l’hébergement, la maintenance et la gestion de notre système informatique et de notre base de données (cela signifie que l’entrepreneur concerné peut avoir accès aux renseignements personnels contenus dans notre système informatique);
  • le nettoyage de nos installations;
  • les tâches de bureau, d’expédition, de marketing et autres; ou
  • la mise à disposition de personnel temporaire.

L’utilisation de tels entrepreneurs externes signifie qu’ils pourraient avoir accès aux renseignements personnels stockés dans la base de données ou accessibles dans nos bureaux. Dans la mesure du possible, nous exigerons de ces entrepreneurs qu’ils acceptent de se conformer aux Australian Privacy Principles.

Accès aux renseignements personnels; corrections et plaintes

Une personne dont nous détenons les renseignements personnels peut en obtenir l’accès, conformément à la loi Privacy Act 1988 (Australian Privacy Principles). Veuillez noter que le droit d’accès est limité et que, dans certains cas, il peut nous être permis de refuser l’accès à tout ou partie des renseignements que nous détenons.

Pour accéder aux renseignements personnels que nous détenons à propos d’un individu, pour les faire corriger ou pour déposer une plainte concernant la vie privée, nous demandons à l’individu en question de nous contacter :

  • par courriel : privacyofficer@rhinorack.com.au
  • par télécopieur : 02 9638 4822; À l’attention de : The Privacy Officer; ou
  • par la poste : The Privacy Officer, Rhino Rack Pty Ltd, 3 Pike Street, Rydalmere, New South Wales, Australia, 2116.

Nous apprécions (bien que ce ne soit pas obligatoire) qu’une personne demandant l’accès à ses renseignements personnels nous fasse part des raisons de sa demande. Cette information nous aide à traiter la demande.

Nous n’exigeons aucuns frais pour l’accès. Nous fournirons une réponse initiale dans les 30 jours. Si nous décidons d’accorder l’accès, nous vous enverrons une copie des renseignements que nous détenons ou nous vous permettrons d’inspecter les documents originaux dans nos bureaux.

Nous corrigerons toute erreur dans les renseignements personnels dont nous aurons été avisés par courriel, par la poste, par téléphone, par télécopieur ou en personne.

Si vous considérez que nous avons manqué à nos obligations en matière de confidentialité en vertu des principes australiens de confidentialité (Privacy Act 1988 [Cth]), veuillez détailler vos préoccupations par écrit et nous les faire parvenir par l’un des moyens mentionnés ci-dessus. Nous fournirons une réponse écrite initiale dans les 30 jours suivant la réception de la plainte, à moins d’être avisés que ce n’est pas nécessaire. Sachez que nous pourrions avoir besoin d’informations supplémentaires pour répondre à votre plainte de manière significative.

Anonymat

Il nous est raisonnablement impossible de permettre aux distributeurs, dépositaires, clients et fournisseurs de demeurer anonymes. Pour des raisons professionnelles, juridiques et de confidentialité, nous devons connaître l’identité des personnes avec lesquelles nous traitons en tout temps.

Si vous visitez simplement notre site Web, nous n’avons pas besoin de connaître votre identité; notre site Web explique notre approche de la confidentialité dans ce contexte plus en détail.

Exactitude

Nous prendrons des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons et conservons sont exacts. Notre personnel est responsable d’enregistrer les renseignements personnels avec rigueur. Nous donnerons périodiquement aux individus l’occasion de vérifier l’exactitude de certains des renseignements que nous détenons à leur sujet (notamment les coordonnées).

Nous encourageons les individus à nous prévenir s’ils découvrent que les renseignements personnels que nous détenons à leur sujet sont inexacts, et nous répondrons rapidement à toute demande de correction de données inexactes.

Sécurité

Il n’est pas opportun, dans la présente politique, de fournir des détails précis sur les mesures de sécurité que nous avons adoptées afin de protéger les renseignements personnels que nous détenons. Nous utiliserons une combinaison adéquate de :

  • mesures physiques, y compris des barrières, serrures, verrous, portes et alarmes, ainsi que des technologies de contrôle de l’accès aux portes, lorsque nos baux le permettent;
  • technologies de défense contre les virus informatiques à jour, mots de passe et pare-feu pour nos systèmes informatiques et sites Web; et
  • protocoles comportementaux et administratifs,

dans la limite de nos moyens, afin d’empêcher les personnes non autorisées ou les intrus d’accéder aux renseignements.

Renseignements supplémentaires

Pour toute question concernant notre approche de la confidentialité, les demandes d’accès aux renseignements personnels et les plaintes, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée :

Téléphone : 61 2 9638 4744

Télécopieur : 61 2 9638 4822

Courriel : privacyofficer@rhinorack.com.au